Je wil een mooi evenement organiseren dat mensen bij blijft, maar hoe begin je en wat zijn de mogelijkheden? Het is verleidelijk om direct te beginnen met de uitwerking van het evenement, maar met een goede voorbereiding kom je een stuk verder. In de eerste stappen bepaal je namelijk de koers van je event. Er zijn veel verschillende vormen van zakelijke evenementen en als je het goed organiseert kan een event een groot positief effect hebben. Wat ‘goede’ evenementen in ieder geval gemeen hebben is dat er een gedachte of doel achter zit. Begin daarom met te bepalen wie de doelgroep is en welk verhaal je hen wil vertellen. Daarna kan het creatieve proces beginnen. Op deze manier maak je van een ‘feestje’ een kwalitatief hoogwaardig festijn met een herinnering die bezoekers bij blijven. En ja, daarnaast is het belangrijk dat er mensen komen, goede muziek, passende aankleding en de juiste catering is. Maar dit zijn onderdelen die in een later stadium vanzelf volgen.
Budget en offertes
De belangrijkste vraag wanneer je begint met organiseren is: wat is mijn budget? Vanuit daar kan je gaan kijken wat er daadwerkelijk realistisch is. Kan je inderdaad dat vijf-gangendiner doen of wordt het een broodje kroket of toch die bitterbal. Het budget moet je goed bewaken en heeft invloed of de fase waarin je offertes gaat opvragen. Het is van belang om meerdere offertes op te vragen. Maar let er wel op dat je je niet gaat blind staren op een offerte. Vaak is er meer mogelijk dan je denkt en onderhandelen is in deze fase ook een must!
Het draaiboek: jouw leidraad
De volgende stap in het proces is het maken van een draaiboek. Hierin omschrijf je alle taken en verantwoordelijkheden van je teamleden en daarmee creëer je overzicht. Een draaiboek bestaat altijd uit een aantal vaste onderdelen: een omschrijving van de activiteit, de planning en wie de actor of uitvoerende personen zijn. Vaak werk je bij een evenement met veel verschillende partijen en mensen mee en daarom is het belangrijk dat elk onderdeel kort en krachtig wordt omschreven. Maak er dus geen hele verhalen van, want dan wordt een draaiboek een compleet boekwerk waar niemand iets van snapt. Het mooie van een draaiboek is dat je hem gedurende het hele proces blijft bijschaven. Daardoor blijft die altijd up-to-date!
Wat wil je nu echt?
De eerste stappen zijn gezet: je weet je budget en je bent begonnen aan een draaiboek. Maar waarschijnlijk merk je al snel dat je zonder een duidelijk plan niet heel veel verder komt. Brainstrom daarom met jezelf en/of met je team om te kijken wat je nu echt wil bereiken:
-
- Wie zijn mijn gasten? Is dat bij een bedrijfsfeest alleen het vaste personeel of zijn partners ook welkom? En wat doen we met stagiaires, freelancers of uitzendkrachten? Oftewel: wie komt er op mijn gastenlijst? Wanneer je deze hebt opgesteld, kan je gaan inschatten hoeveel mensen je daadwerkelijk verwacht. En ja, er zijn altijd mensen die afzeggen. Houd hier dus rekening mee in je telling.
- De locatie is een belangrijk onderdeel van een evenement. Het kan zorgen voor de juiste sfeer, maar kan ook precies het tegenovergestelde effect hebben. Houd ook rekening met je eerder opgestelde gastenlijst. Als jij denkt dat er 500 man komt, dan is een zaaltje voor 200 personen toch echt niet groot genoeg. Je kan het natuurlijk ook andersom aanpakken. Heb je een toffe locatie en een beperkt aantal plekken, dan kan je dus maar tot een bepaald aantal personen uitnodigen.
- Een locatie zonder aankleding is als een kerstboom zonder ballen. Het werkt niet. Denk hier dus over na en regel het op tijd. De valkuil voor decoratie en aankleding zit hem er in dat je wellicht te veel creatieve ideeën hebt. Een goede tip om dit te voorkomen is de 80/20 regel: 80% van de decoratie en styling bestaat uit noodzakelijke onderdelen, zoals goede, comfortabele en genoeg zitplekken, tafels etc. De andere 20% gebruik je voor dat unieke sausje, het onderscheidende. Denk ook eens aan een thema! Extra leuk als je dit dan overal doorvoert.
- Ook de muziekkeuze is bepalend: ga je voor een band, alleen instrumentaal of ook zang, of toch alleen een achtergrondmuziekje? De muziek kan de beleving van je evenement naar een hoger niveau tillen. Maar houdt met alles wat je doet wel rekening met je doelgroep.
- Het programma moet echt goed afgestemd zijn op je doelgroep: mensen hebben het druk en willen bij een event geboeid blijven. Ontzettend moeilijk! Maar denk bijvoorbeeld na over een goede spreker: die mensen echt kan meenemen in zijn of haar enthousiasme.
- Organiseer je een event dat de hele dag duurt? Zorg dat de catering op en top in orde is, zodat er genoeg en gevarieerd te eten is. Denk ook aan drinken. Flesjes water zijn altijd fijn om te hebben, maar een kop koffie is ook onmisbaar. Catering uitbesteden is meestal wijs: dit is toch een ‘vak apart’ en je hebt er meer materialen voor nodig dan je op het eerste gezicht zou denken (borden, servies, tafelkleden etc.).
Al met al veel om over na te denken. Wil jij hulp bij het organiseren van jouw droom-event? TekstUeel-communicatie helpt je graag op weg om jouw droom evenement te organiseren. Neem contact met ons op!
TekstUeel – communicatie
TekstUeel – communicatie is dé communicatieregisseur van bedrijven en organisaties. Wij begrijpen, bedenken, adviseren, organiseren, structureren, schrijven, visualiseren, detacheren én verbinden. Ons bedrijf bruist van creativiteit en wij ontwikkelen snel. Mensen kennen meestal maar een klein stukje van ons bedrijf. De naam TekstUeel – communicatie doet vermoeden dat we vooral teksten schrijven, maar niets is minder waar. Wij maken marketingplannen en diverse on- en offline communicatieproducten, zoals filmpjes, websites en social media campagnes. Maar we doen ook evenementen en maken complete magazines. Voor elk product hebben wij onze eigen specialisten.
